■ 正しいビジネスマナーのために、電話を受ける前に準備することと、電話の受け方を紹介します。
電話を受けるときのマナー、受けるための準備など、ビジネスマナーを紹介します。
まず、メモを用意することは電話を受けるための必要不可欠の準備です。
かならず、メモ用紙と書くものは電話と一緒か、すぐに手に取ることができる場所に置いておきましょう。
電話を受けるときのマナーなのですが、
まず、電話のベルが２回までには電話を取るようにしましょう。
３回以上ベルが鳴った場合は、｢お待たせしました｣と一言言うようにしましょう。
会社で電話を受けるときには、｢もしもし｣という言葉は必要ありません。
｢もしもし｣の代わりに、最初に｢はい｣と言うのが良いと思います。
それから、会社名と部署や氏名を名乗ります。
外線の場合は会社名と部署、内線の場合は部署と氏名を名乗るそうです。
大抵の場合、相手も名乗ってくれると思うのですが、相手方名乗ってもらえない場合は、
かならず電話をしてきた人の氏名や、会社の名前を聞いておきましょう。
そして、自分の知らない人にも、かならず挨拶をすることが大切です。挨拶は基本ですよ！
電話で話した内容で、かならずメモをしておきましょう。
相手の会社名や氏名、用件も細かくメモしておくと後々便利ではないでしょうか？
自分以外にかかってきた電話を受けた場合は、細かくメモをしておきましょう。
電話の場合は、聞き取れない部分もあると思うので、聞き取れなかったら遠慮せず聞き返すべきです。
かならず｢失礼ですが…｣と、謝って聞き返しましょう。